「電話代行サービス」とはどのようなもの？
忙しくて電話に出ることができず、電話対応ができない。業務が忙しい会社や、従業員が少なかったりすると、電話対応がおろそかになりがち。もしかすると契約につながる電話かもしれないので、できるだけ対応はしたいけれど、時間的余裕がない。このような方に是非とも紹介させていただきたいのが、電話応対を代行してくれるサービス「電話代行」です。
電話代行サービスとは、電話受付業務や電話応対業務などを契約者に代わって応対してくれるサービスです。人や業者によっては「電話秘書」「秘書代行」と呼ばれるサービスで、最もわかりやすい言い方をすれば「電話番をしてもらうサービス」です。
電話代行サービスを利用するシーン
具体的な利用方法を紹介しますと、少人数の会社や部署に在籍しているが、外出時や打ち合わせ時に電話対応ができない。一時的に電話が集中した時に補助してほしい。電話に出ずに、仕事に集中したい。
このような時に利用できるのが電話代行サービスです。ただ単に電話に対応してくれるだけではなく、電話応対をするために研修を積んだオペレーターが電話に出てくれます。プロの上手な電話応対を行ってくれることで、取引先やお客様に安心感を与えられますので、会社としての評判にも繋がるはずです。
電話代行はどのように実現するのか
電話代行サービスは、電話番をしてくれるサービスではありますが、電話対応を行うオペレーターが事務所などに来てくれるわけではありません。電話代行を実現する方法としては、主に2つが挙げられます。
ひとつは、電話を電話代行業者に転送し、対応してもらうという方法です。その結果をメールなどで報告するというサービスです。転送の設定をするだけでサービスが利用できます。最近では、メール以外にもチャットツールなどで報告をする業者も増えてきました。ただし、電話を転送する料金が別にかかります。
もうひとつ考えられるパターンが、電話代行業者が所有している電話番号に電話をしてもらい、その結果をメールなどで報告してもらうというものです。今まで使っていた電話番号が使えない、という特徴はありますが、転送にかかる料金が不要の上、あえて違う電話番号を使いたい時などは、こちらのサービスを選択します。キャンペーン事務局などで一時的に使いたい時や、違う電話番号を使い分けたい時に重宝します。
電話代行業者が所有しているのは、東京03、大阪06から始まる番号や、フリーダイヤルなどが多いようです。
なお、電話代行業者が所有する番号にかかってきた電話を、こちらが指定する電話番号へ転送してもらえるサービスがあります。転送時の料金はかかるものの、電話代行業者に代行を依頼するのではなく、自社で対応できるようになるという特徴があります。これが俗に言われる「電話番号貸出サービス」「逆転送サービス」です。
どのような電話応対をしてくれる？
業者によって対応に違いはありますが、少なくとも会社名を名乗り、折り返し電話を案内し、連絡先のヒヤリングをしてくれます。
電話に出た際の第一声を決められる会社がほとんどです。一般的には「お電話ありがとうございます」で始まりますが、それ以外に自分で指示することができます。名乗り方も、会社名だけでなく「○○株式会社の、○○事業部です」というように、指示通りに対応してもらえることが多いようです。
その他、折り返し電話を必要としない、相手からの伝言をあずかるサービスや、弁護士などの専門用語に対応するサービスもあります。オプションサービスなどで営業時間外にガイダンスを流してくれるサービスや、転送設定・解除をしてくれるサービスもあります。利用時にはどのようなサービスがあるのか、詳しく確認してみましょう。
利用料金について
電話代行サービスは、1日に1～3件程度であれば、電話番を1人雇うよりも安く電話対応をしてもらえるという特徴があります。あまり電話がかかってこないのに1人を雇うのは、会社にとっても、労働者にとってもリスクがあります。
格安の業者であれば、月間でおよそ数千円程度から、高い業者でも数万円程度です。オペレーターにどのような教育を行っているのか、どのように業務を効率化しているのかで、料金に違いがみられます。
ただし、1日に何十件も電話がかかってくるような場合は、対応できる業者が限られてくる上、料金も高額になりがちです。応対内容も、複雑な案内を求めると断られることがあります。およそ数分で通話が終了するような内容でなければなりません。
当サイトでも電話代行業者の最低利用料金を比較として一覧にまとめておりますので、参考にしてみてはいかがでしょうか。
