電話代行サービスにはどのような報告方法がある？
電話代行サービスは、かかってくる電話を電代行業者へ転送し、自分や自社の社員にかわって電話応対をしてもらうサービスですが、電話代行業者が契約者へ内容の報告をする必要があります。その報告方法についてまとめてみました。
メール報告
電話代行サービスで最も一般的なのは、メールによる報告です。メールの本文で、応対した内容や、電話をかけてきたのはどのような人なのかを報告します。ビジネスにおいてもパソコンや携帯電話、スマートフォンが普及し、メールを受信できないという人はほとんどいないと思います。一度に複数の相手に送信することもできるので、担当者と事務所の両方へ送ってもらう、同じ人のパソコンとスマートフォンの両方に送ってもらうといったことも可能です。
通常のEメールの他、電話番号を用いて送受信を行うショートメッセージによる報告を行っている業者も存在します。この場合、パソコンへの送信はできません。
電話による報告
契約者や、指定した電話番号へと電話で報告するサービスです。ただし、電話に出られないから電話代行サービスを使うという人もいるので、電話による報告が利用できない場合もあります。通常時はメール報告で、緊急案件が入ってきた時はメールと電話の両方で連絡をする、というサービスを展開している業者もあります。もし電話に出られなくても、何度か電話をかけ直してくれるサービスはありますが、出るまで何度でもかけてくれるわけではなく、回数などに制限を設けていることがほとんどです。
チャットツールによる報告
チャットツールとは、パソコンやスマートフォンなどで、文字でやりとりを行うサービスの一種です。Slackやチャットワーク、Skypeなどが挙げられます。まだメールでのやりとりは主流ではありますが、チャットアプリがかなり普及してきたのと、メールはほとんど見ないから、利用するのが面倒だという人もいるので、対応する電話代行業者が出てきています。送られてくる報告内容は、メールと似たようなものですが、使うツールが違うだけです。
SNSによる報告
SNS、ソーシャルネットワーキングサービスによる報告も存在します。主にはLINEによる報告です。TwitterやFacebookなどでも、ダイレクトにメッセージを送る機能を用いれば可能ですが、今のところ行っている業者はほぼいないようです。SNSもチャットと同じく気軽に利用できるという特徴がありますが、個人のアカウントに報告をしてもらっている場合、休日は休まらないという問題を抱えることもあります。アカウントを別に設ける、休日は報告をストップし、明けてから報告してもらう、などの対応が必要です。
業者側が報告しない報告方法
業者側が報告をしないという報告方法があります。契約者や報告を必要とする人が、能動的に問い合わせを行うというものです。このサービスを提供する場合、あらかじめ、電話代行業者が問い合わせを受けるシステムを用意しています。電話代行業者が指定する番号へ電話をかけたり、Web上のサービスへログインし、入力された応対内容を閲覧する、という方法が一般的です。契約者側が確認を忘れてしまうことが考えられるため、この方法のみという業者は存在しないと思われます。主には、報告メールを誤って消してしまったが、もう一度確認したいという方や、後からまとめて確認したいという方のためにあり、他の報告方法と併用することがほとんどです。
用いられない報告方法
応対内容を報告する手段としてほとんど用いられない方法があります。そのひとつに郵送があります。届くまでに日数がかかりますし、郵送するためのお金と手間がかかってしまいます。
その他、口頭による報告も行われません。わざわざ電話代行業者のオペレーターなどが出向いて報告する必要はありませんし、移動時間も無駄になります。遠くの業者であれば、移動費がかかってしまいます。
ビジネスではスピード感も求められることから、時間のかかる報告は行われません。効率的な方法が好まれる傾向にあります。また、報告方法によっては、オプションサービスとして別料金がかかる場合もあります。
