留守番電話よりも電話代行の利用を
電話代行に興味を持たれているということは、中小企業、独立した個人事業主、SOHO、士業などではないでしょうか。少人数で経営されているなら、お客様との打ち合わせや外出などは、留守番電話にて対応しているということも少なくないと思います。
電話対応を行いたくても、必ずしも人を雇い入れるだけの金銭的余裕があるとは限りませんので、個人事業主やSOHOなどの方からは、電話に出ることができなくても仕方ないという話になるかと思います。しかし、少しでも電話問い合わせがかかってくるなら、電話代行業者に委託することがベストです。
なぜなら、電話をかけてこられた方が、必ずしも留守番メッセージを残すとは限らないからです。どうしても用事があるお客様や、既存のお客様なら、用件を録音したり、折り返し電話の連絡先を残すことが多くなります。しかし、新規で問い合わせを行ってきた方は、留守番メッセージが流れた途端、すぐに電話を切ってしまう確率が高くなります。とれるはずの契約を逃してしまうことになります。
電話代行業者であれば、契約した時間内なら電話対応を行ってくれますので、そのような心配はありません。転送の設定さえ行えば、あとは報告メールが届くだけです。
気になる料金ですが、電話代行業者や利用するサービスによって、その点はまちまちです。簡単な用件だけを伺って、それを報告する。程度の仕事量ならば、それほど高額な料金を請求されることもありません。コール数もあまり多くないかと思いますので、月額1万円以下で利用できる業者も沢山あります。
電話番をする事務員さんを雇うよりも、安くオペレーターを利用することが出来るわけです。しっかりとした電話応対をするための教育もうけており、通常の事務員さんの電話対応に不安を覚える方でも、安心して利用できます。
どんなサービスがある？
電話代行業者は、利用者の様々なニーズに応えられるように、サービスを細分化して提供しています。弁護士なら、士業向け電話代行というようなものです。今回話題として取り上げているのは「一般事務」の場合です。特に専門的な対応もない、普通の代表電話対応の時です。どのような業者を選択すれば良いのか、どのようなオプションサービスをお願いすれば良いのか、なかなか判断が付きません。
社員の数が少なく、会社での電話対応が難しいといった場合には、通常の「秘書代行」がおすすめです。自社の代表電話などにかかってくるサービスを電話代行業者へ転送、転送された電話を、電話代行業者のオペレーターが対応し、その結果をメールで報告してもらうサービスです。特別な対応ができるわけではありませんが、値段はそれほど高くありません。先ほどご紹介した、1万円以下のサービスは、ほとんどこの内容となります。
逆に、電話代行業者が用意した電話番号に電話をかけてもらい、対応するサービスもあります。これが逆転送サービスです。電話代行業者から電話が転送されてきますが、こちらの事務所などに転送することなく業者が対応してくれるサービスもあります。
また、本格的なコールセンターとしてのサービスを提供する企業もあります。サポートセンターなど、様々な対応を行ってくれるサービスですが、料金は高額になりがちです。小規模でビジネスを行っている方には遠い話かもしれませんが、将来的に会社が大きくなった時、利用するか否か検討してみると良いでしょう。
電話代行と言っても、現在では沢山の種類のサービス内容が存在します。逆転送やアウトバウンド、本格的な対応が可能なコールセンターサービスなど、多種多様な電話代行サービスがあり、様々なニーズに応えることができます。しかし、サービスの種類が増えてくると、それだけ選択が難しくなります。
しっかりとサービス内容を確認し、必要な電話代行を提供してくれる業者を選びましょう。
