電話代行業者も重要な情報を扱っている
電話代行業者における重要な情報とはなんでしょうか。自社の売り上げ？それとも社員の情報？確かにそれらも重要な秘密情報のひとつと言えるでしょう。ですが、電話代行業者にはもっと重要な秘密情報というのがあります。
それは、電話をかけてきた方の情報と、電話代行を委託された企業様から預かった情報の2種類があります。これらの情報をどのように管理しているかもご紹介します。
扱っている情報1「お客様の情報」
例えば、折り返し電話をご案内したのなら、最低限、お客様の氏名と電話番号を預かっているはずです。通販業者の代行をしているのであれば、過去にどのような商品を購入したのか、料金はいくらか、どのような理由で電話をしてきたのかも、重要な情報となります。
特に弁護士事務所の電話代行をしているのなら、交通事故や離婚、それらに関する示談金の相談など、デリケートな話題となりがちです。そのような話題を他人に知られて気分が良くなる人はいません。
電話をかけてきた方だけでなく、電話代行を委託した通販業者や弁護士事務所などに多大な迷惑をかけることになるため、あらゆる電話代行業者において、厳しい決まりが存在しているはずです。
扱っている情報2「電話代行を委託された企業の情報」
重要なのは、電話をかけてきたお客様の情報だけではありません。電話代行を自社に依頼した企業の情報も大切です。
例えば、電話をかけてきた方から、代表電話番号ではなく、担当者に直接つながる連絡先を教えてほしい、と言われることがあったとします。契約書を交わした電話代行業者は当然知っているはずですが、それを教えるわけにはいきません。なぜなら、巧みな話術で情報を聞き出そうとする手口かもしれないからです。
それ以外にも、企業で働いている従業員の名前はもちろん、システムで顧客情報なども共有することがあります。どのような情報であっても、伝えて良い内容と、絶対に守らなければならない情報があります。
また、担当者は休暇をとっているが、「本日、担当者は終日出張です」という案内をしないといけないこともあります。どれだけ親しい仲であると力説されても、正直に「休暇です」という案内はできません。これも重要な情報のひとつです。
現在、インターネットに接続すれば、様々なサービスを用いて、閲覧や書き込みを行える時代になってきました。そのため、様々な場所で情報の漏えいが問題となっています。SNSなどによる拡散もそうですし、コンピュータウイルスによる情報漏えい、中には、自社の社員による持ち出しなども報道されています。
どのような形であれ、情報漏えいは大きな問題と捉えられています。このような情勢だからこそ、電話代行業者は様々な方から預かった情報を、しっかりと管理する必要があります。
そのため、電話代行業者にはそれぞれ順守するべき決まりごとが設けられています。当然ながら、そこには不要となった情報データの削除方法なども細かく想定されており、利用者には公にされないような内容も数多くあります。
電話代行業者が行う情報管理とは？
どのような情報管理が行われているのかというと、主には情報を漏えいしないための決まりごとを制定しておくことです。そのひとつとして、情報を破棄する手段を明確にしておくことがあります。
書類として残っている情報に関しては、基本的にシュレッダーにかけられます。例えば、お客様の情報をメモした用紙などです。その際、そのままシュレッダーにかけず、黒いペンなどで塗りつぶされたり、専用スタンプなどでかくしてからシュレッダーに入れるという、徹底した業者もあるようです。
このようなマスキングを行う理由としては、シュレッダーにかけられたと言っても、復元させることは不可能ではないからです。特に簡易的なシュレッダーの場合、根気と時間さえあれば、ある程度の復元が可能となってしまうからです。その上で、高級なシュレッダーを導入すれば、より強力な情報漏えい防止策となるでしょう。
その他にも、CDやDVD、HDDなどのメディアなどもあります。こちらもデータ削除用のソフトなどがありますので、それで削除を行ったあと、裁断機やハサミなどで裁断処理してから破棄します。データ保存面に貫通傷を入れ、データの物理的欠落を行うことも有効です。HDDの場合は硬い外装で覆われているため、物理的に破壊する業者に委託するという方法があります。
いずれの方法も「情報を復元できないようにする」という点で一致しており、様々な取り組みが行われています。
また、個人が所有する携帯電話・スマートフォンの使用や持ち込みを禁止するという業者もあります。そもそも業務時間内は私物を使用せずに仕事に集中しなければならないという常識的な側面もありますが、何より情報漏えいの原因となるからです。
スマートフォンがあれば、業務上知り得た情報をメモしたり、他のスマートフォンやパソコンなどに送信することが容易です。カメラ機能を使った場合、重要書類などが写ってしまう危険性が想像できます。これらの情報が誤ってSNSなどにアップされてしまえば、瞬く間に世界中へ広がり、恐ろしい事態となります。
業務の妨げにならないようにする目的もありますが、何より情報漏えいを防止するための決まりです。
その他、私物のUSBメモリやCDなどのメディア類を持ち込むことを禁止している業者もあるようです。携帯電話・スマートフォンと似たような理由で、これらを業務で使うパソコンに接続できれば、情報が簡単に抜き取れてしまうからです。そして、このメディアにウイルスが入っていた場合、社内のネットワークを通じて様々なパソコンへあっと言う間に広がり、大規模な情報漏えいが発生する原因となるからです。
このように、電話代行業者は情報漏えいをしないよう、しっかりとした決まりが定めらています。万全な体制を求める方は、あらかじめ問い合わせて、どのような点に注意しているか確認しておきましょう。
